Un CRM pago resuelve un problema que casi ningún freelance tiene todavía. Con menos de veinte clientes activos, lo que te falta no es software: es un lugar único donde mirar quién te debe plata y a quién le toca que lo contactes. Una planilla hace las dos cosas y, con tres fórmulas, te avisa sola.
Lo digo después de haber hecho el camino al revés. Llegué a pagar cinco suscripciones a la vez: un CRM, una app para facturar, otra para programar posteos y la IA premium para redactar más rápido. Cuando el dólar tarjeta se fue a las nubes me senté a mirar el resumen del banco y casi me agarra algo: estaba dejando el 20% de mi ganancia mensual en herramientas de las que usaba dos botones. El CRM era hermoso y tenía mil funciones pensadas para agencias grandes que yo no tocaba nunca. Me harté, me vi unos tutoriales y me armé el mío en Google Sheets. No es estético, pero no me come el presupuesto.
Revisado el 15/10/2026
En resumen
- Dos hojas alcanzan: una de trabajos y una de contactos. No arranques con más.
- La columna que cambia todo es vence, calculada automáticamente desde la fecha de factura.
- El formato condicional pinta sola la fila cuando un pago se atrasó.
- Las fórmulas de acá funcionan igual en Google Sheets y en Excel, salvo donde se aclara.
En esta guía
Las columnas que sí sirven
La tentación es armar treinta columnas. No lo hagas: una planilla con columnas que nunca completás se abandona en dos semanas. Estas nueve cubren casi todo.
| Columna | Qué va | Por qué |
|---|---|---|
| A · Cliente | Nombre corto | Siempre el mismo texto, para poder filtrar |
| B · Trabajo | Qué hiciste | Para acordarte dentro de un año |
| C · Estado | Presupuestado / En curso / Entregado / Cobrado | Menú desplegable, no texto libre |
| D · Monto | Número, sin símbolo | Si ponés “$” a mano deja de sumar |
| E · Moneda | ARS / USD / EUR | Mezclar monedas en una columna rompe los totales |
| F · Facturado el | Fecha | El reloj de la deuda arranca acá |
| G · Plazo | Días acordados (15, 30…) | Varía por cliente, así que va por fila |
| H · Vence | Fórmula | Nunca lo escribas a mano |
| I · Cobrado el | Fecha o vacío | Vacío significa “todavía te deben” |
Dos detalles que parecen menores y no lo son. El primero: el estado tiene que ser un menú desplegable (en Sheets, Datos → Validación de datos), porque si un día escribís “entregado” y otro “Entregado”, ninguna fórmula que cuente por estado va a funcionar. El segundo: el monto va como número puro y el símbolo de moneda se pone con formato, no tecleado.
Una fila por trabajo, no por cliente. Si un cliente te da cinco trabajos en el año, son cinco filas. Es la decisión que vas a agradecer cuando quieras saber cuánto te facturó ese cliente en total, porque eso se resuelve con una suma y no con memoria.
Las fórmulas que hacen el trabajo
Supongamos que los datos empiezan en la fila 2. En H2 (la fecha de vencimiento) va:
=SI(F2=""; ""; F2+G2)Sumarle días a una fecha funciona directo porque las planillas guardan las fechas como números. El SI del principio está para que la columna no se llene de fechas raras en las filas vacías.
Ahora agregá una columna J llamada “días de atraso”:
=SI(O(H2=""; I2<>""); ""; MÁX(0; HOY()-H2))Leída en voz alta: si no hay vencimiento, o ya está cobrado, no muestres nada; si no, mostrá cuántos días pasaron desde el vencimiento, y si todavía no venció, mostrá cero. Esa columna es la que ordena tu semana.
Para lo que te deben en total, en una celda aparte:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D; I2:I; ""; E2:E; "ARS")Suma los montos cuya fecha de cobro está vacía y cuya moneda es ARS. Duplicala cambiando “ARS” por “USD” para la otra. No las mezcles en un solo total: un número que suma pesos y dólares no significa nada.
Separador de argumentos. Si tu planilla está en inglés, las funciones se llaman IF, OR, MAX, TODAY y SUMIFS, y los argumentos se separan con coma en vez de punto y coma. Es el motivo número uno por el que una fórmula copiada de internet tira error.
Que la planilla te avise sola
Acá es donde una planilla deja de ser una lista y empieza a trabajar para vos. En Google Sheets andá a Formato → Formato condicional, elegí el rango A2:J y agregá una regla de tipo “La fórmula personalizada es”.
Para pintar de rojo suave las filas vencidas:
=Y($H2<>""; $I2=""; $H2<HOY())Para pintar de amarillo las que vencen dentro de los próximos cinco días:
=Y($H2<>""; $I2=""; $H2>=HOY(); $H2<=HOY()+5)Y para que las cobradas se vean en gris y dejen de pedirte atención:
=$I2<>""El signo $ delante de la letra es obligatorio: sin él, la regla evalúa una columna distinta en cada celda y el color sale desparramado. Ordená las reglas con la de “cobrado” última, porque la primera que se cumple gana.
Un tablero de cuatro números
Arriba de todo, dejá un bloque fijo con los números que te interesan de verdad. Cuatro alcanzan:
- Por cobrar: la suma de arriba.
- Vencido:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D; I2:I; ""; H2:H; "<"&HOY()) - Facturado este mes:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D; F2:F; ">="&FIN.MES(HOY();-1)+1; F2:F; "<="&FIN.MES(HOY();0)) - Atraso más viejo:
=MÁX(J2:J)
Ese último número es el más útil de los cuatro y casi nadie lo mira. Si dice 70, no tenés un problema de cobranza: tenés un cliente puntual que no te está pagando, y eso se trata distinto. La guía sobre cómo reclamar un pago atrasado sin perder al cliente arranca justamente ahí.
La segunda hoja: a quién volver a escribirle
La hoja de trabajos te dice quién te debe. Falta la otra mitad: quién podría darte trabajo y hace rato que no hablás. Esa es la segunda hoja, y con cinco columnas alcanza: cliente, cómo llegó, último contacto, próximo contacto, nota.
La columna que importa es “próximo contacto”, con la misma lógica de color: si la fecha ya pasó y seguís sin escribir, la fila se pinta. Un cliente que quedó contento hace cuatro meses y no volvió a aparecer casi nunca te dijo que no; simplemente nadie le recordó que existís.
La columna “cómo llegó” parece decorativa hasta que tenés quince filas. Ahí vas a ver de dónde salen realmente tus clientes, que casi nunca es de donde creías.
Cómo automatizar el recordatorio
Con el formato condicional ya tenés el aviso visual, pero depende de que abras la planilla. Si querés que te llegue solo, hay tres caminos, de menor a mayor esfuerzo.
Notificación por cambios. En Sheets, Herramientas → Configuración de notificaciones te avisa cuando alguien edita la planilla. Sirve si trabajás con otra persona, no para vencimientos.
Un evento de calendario. El más simple de todos y el que más dura: un evento recurrente los lunes a la mañana que diga “revisar planilla de cobros” con el enlace adentro. Cinco minutos por semana resuelven el 90% del problema.
Un script que te manda el mail. En Sheets, Extensiones → Apps Script, pegá esto y activalo con un disparador diario desde el ícono del reloj:
function avisarVencidos() {
const h = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Trabajos');
const filas = h.getDataRange().getValues().slice(1);
const hoy = new Date();
const vencidas = filas.filter(f => f[7] && !f[8] && new Date(f[7]) < hoy);
if (!vencidas.length) return;
const texto = vencidas
.map(f => `${f[0]} — ${f[3]} ${f[4]} — venció el ${new Date(f[7]).toLocaleDateString('es-AR')}`)
.join('\n');
MailApp.sendEmail(Session.getActiveUser().getEmail(),
`${vencidas.length} pago(s) vencido(s)`, texto);
}Los números entre corchetes son las columnas contando desde cero: f[7] es la H (vence) y f[8] la I (cobrado el). Si corrés las columnas, acordate de corregirlos. Google te va a pedir autorizar el script la primera vez porque manda correo en tu nombre.
Si preferirías no tocar código, un conector tipo Zapier o Make puede leer la planilla y mandar el aviso, pero revisá el plan gratuito antes: las verificaciones programadas suelen ser lo primero que queda limitado. El script no tiene ese problema y corre dentro de tu propia cuenta.
Cuándo la planilla deja de alcanzar
No todo se arregla con una planilla, y conviene saber dónde está el límite antes de chocarlo. Mudate a una herramienta de verdad cuando pase alguna de estas tres:
- Necesitás que la factura se emita desde el mismo lugar donde está el dato. Copiar montos a mano a un sistema de facturación es donde aparecen los errores.
- Trabaja otra persona con vos y se pisan las ediciones.
- Tenés más de cincuenta filas activas y ya no podés ver el estado general de un vistazo.
Mientras ninguna de las tres sea cierta, la planilla gana: es gratis, no se discontinúa, y podés cambiarle una columna sin esperar a que nadie agregue la función. A veces pagamos software caro pensando que nos hace más profesionales, y lo único profesional es entregar a tiempo y no ser un chanta. Si un Excel te lo resuelve, guardate esa plata.
Preguntas frecuentes
¿Google Sheets o Excel?
Para esto, Sheets, por dos motivos concretos: lo abrís desde el celular sin pagar nada y el script de aviso viene incluido. Excel es mejor con volúmenes grandes de datos, que no es el caso acá. Todas las fórmulas de esta guía andan en los dos.
¿Cómo manejo los cobros en dólares si el tipo de cambio se mueve?
Guardá siempre el monto en la moneda original y, cuando cobrás, anotá en una columna extra cuántos pesos entraron de verdad. Convertir con una cotización del día te deja un histórico que no coincide con tu banco. El comparador de comisiones te ayuda a estimar cuánto se queda la plataforma antes de que llegue.
¿Sirve también para presupuestos que todavía no cerré?
Sí, con el estado en “Presupuestado” y sin fecha de factura. Así no entran en el total por cobrar pero los tenés a la vista. Si un presupuesto lleva más de dos semanas sin respuesta, es señal de que toca escribir, no de borrarlo.
¿Tengo que hacer una copia de seguridad?
Sheets guarda historial de versiones, así que podés volver atrás desde Archivo → Historial de versiones. Aun así, una vez por año descargala en Excel y guardala aparte: los datos de facturación conviene tenerlos fuera de una sola cuenta.
Transparencia: esta guía no incluye enlaces de afiliado a la fecha de su revisión.
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