Casi todos los conflictos con clientes se resuelven antes de empezar, poniendo por escrito seis o siete cosas. Y casi nadie lo hace, por una mezcla de pereza y de miedo a que pedir un acuerdo escrito suene desconfiado.
Lo primero que conviene sacarse de encima es ese miedo. Dejar las condiciones claras no transmite desconfianza: transmite que trabajás en serio. El cliente que se molesta porque querés escribir lo acordado es, justamente, el cliente con el que más lo vas a necesitar.
No necesitás un contrato de abogado
Para la mayoría de los trabajos freelance, un correo bien redactado que el cliente responde con un “de acuerdo” ya cumple la función práctica: deja constancia de qué se acordó, cuándo y entre quiénes.
Un contrato formal se justifica cuando el monto es alto, cuando el proyecto es largo, cuando hay información confidencial de por medio o cuando el cliente es una empresa con área legal. Para el resto, el correo alcanza y tiene una ventaja enorme: lo mandás hoy.
Los nueve puntos
1. Quiénes son las partes
Tu nombre completo y el de la persona o empresa que contrata. Parece una formalidad hasta que tenés que reclamar algo y no sabés a nombre de quién.
2. Qué vas a entregar
Lo más específico posible, con cantidades y formatos. Es el mismo detalle que va en el presupuesto, y por eso conviene que el acuerdo lo incorpore directamente.
3. Qué no incluye
Lo que el cliente podría asumir que viene de regalo. Escribirlo evita la conversación incómoda de “pensé que eso entraba”.
4. Plazos, y de qué dependen
Las fechas de entrega, y la condición: que los plazos corren desde que recibiste el material necesario y desde que entró el adelanto. Sin esa cláusula, un cliente que tarda tres semanas en mandarte las fotos espera igual que entregues en la fecha original.
5. Cuántas rondas de correcciones entran
El punto que más plata salva. Dos rondas es lo habitual. Y definí qué cuenta como ronda: un conjunto de comentarios agrupados, no cada mensaje suelto que llegue durante tres semanas.
Agregá también qué pasa con lo que exceda: “las revisiones adicionales se cotizan a [monto] por ronda”.
6. Cuánto, cuándo y cómo se paga
Monto total, moneda, si incluye impuestos, en cuántas partes, en qué momento cada una y por qué medio. Si pedís adelanto, va acá.
7. Qué pasa si se cancela
El escenario que nadie quiere pensar y que conviene definir con la cabeza fría: si el cliente da de baja el proyecto a mitad de camino, el adelanto no se devuelve y se factura lo trabajado hasta ese momento.
8. De quién son los derechos
Qué derechos de uso cede el trabajo y a partir de cuándo. La fórmula más habitual y más sensata: los derechos se transfieren una vez cobrado el total. Antes de eso, el trabajo sigue siendo tuyo.
Aclará también si podés mostrarlo en tu portfolio. Por defecto conviene que sí; si el cliente necesita confidencialidad, que lo diga ahora y no cuando ya lo publicaste.
9. Por dónde se hablan
Qué canal es el oficial y en qué horario respondés. Evita que un pedido importante quede perdido en un audio de WhatsApp de un domingo.
Cómo plantearlo sin que suene a desconfianza
El encuadre importa. No lo presentes como protección tuya, presentalo como claridad para los dos:
“Te resumo acá todo lo que hablamos para que quede claro de ambos lados qué incluye, los plazos y cómo seguimos. Si algo no coincide con lo que tenías en mente, decime y lo ajustamos antes de arrancar.”
Esa última frase es importante: invita a corregir, que es exactamente lo que querés que pase ahora y no en la entrega.
Señales de alerta antes de firmar
Algunas cosas que aparecen al principio y que, con el tiempo, uno aprende a leer:
- Se niega a dar un adelanto sin una razón atendible. Es la señal más fuerte de todas.
- Evita poner nada por escrito. “Dale, arranquemos y después vemos”.
- No puede definir qué quiere ni dar un solo ejemplo de referencia. Eso se traduce en correcciones infinitas.
- Insiste en que es urgente pero después tarda días en responder.
- Habla mal de todos sus proveedores anteriores. En un tiempo vas a ser uno de ellos.
- Menciona “exposición” o trabajo futuro como parte del pago.
Una señal sola no descalifica a nadie. Tres juntas sí. Y si aparecen todas y aun así tomás el trabajo, que sea con el 50% por adelantado: lo aprendí con una agencia que me quedó debiendo plata después de un mes de excusas, y la regla que me quedó es que si no hay seña, no se mueve un dedo.
Lo que esto no reemplaza
Un acuerdo escrito sirve sobre todo para prevenir malentendidos y para tener constancia de lo pactado. No es, por sí solo, un instrumento de ejecución judicial, y su valor legal concreto depende de la jurisdicción y de la forma.
Para proyectos de monto importante, trabajo con empresas, cesión de derechos sobre obras de valor o acuerdos de confidencialidad, lo que corresponde es que un abogado redacte o revise el contrato. Lo de acá cubre bien el día a día del trabajo freelance, que es donde están la mayoría de los problemas evitables.
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